Op papier is alles goed geregeld voor je medewerkers. Er is beleid geformuleerd voor alle belangrijke thema’s in de organisatie. Zoals de aanstelling van een vertrouwenspersoon. Haal je dan opgelucht adem in de wetenschap dat jij als werkgever je zaakjes goed hebt geregeld en kijk je er vervolgens niet meer naar om? Jammer, want een vertrouwenspersoon is geen brandtrap.

Jóuw verantwoordelijkheid

Het is niet voldoende om je medewerkers te vertellen dat er een brandtrap is, want ze moeten ook weten waar het ding zit en in welke situaties ze hem nodig kunnen hebben. Dat is jouw verantwoordelijkheid als werkgever. Doe dat dan ook als het om de vertrouwenspersoon gaat. Vraag gewoon eens aan je medewerkers of ze weten waar de vertrouwenspersoon te vinden is en wanneer ze erop af kunnen stappen.

Een grapje moet kunnen?

Medewerkers kunnen bij een vertrouwenspersoon terecht als zij grensoverschrijdend gedrag ervaren op de werkvloer: pesten, (seksuele) intimidatie en discriminatie. Voorbeeld? Een medewerker gaat om 17.00 uur naar huis. ‘Zo, lekker een vrije middag genomen?’, krijgt hij terug van een grappende collega. Of twee medewerkers nemen regelmatig een minder assertieve collega in de maling. De bewuste collega lacht ongemakkelijk met ze mee en voelt zich niet veilig genoeg om zijn grenzen aan te geven. ‘Ach nou ja, een grapje op z’n tijd moet toch kunnen?’ Daar is maar één antwoord op: niemand gaat over de grens van een ander.

IK BEN DE BAAS

Misschien zeg je nu: ‘Als er zoiets speelt, dan staat mijn deur altijd open.’ Want jij bent heel benaderbaar. Dénk je. Wat je misschien niet beseft, is dat op jouw voorhoofd in koeienletters staat geschreven: DE BAAS. Voor jou onzichtbaar, voor de medewerker allesbehalve dat. Wat drempelverhogend werkt, als die medewerker iets met je wil bespreken waar hij zich ongemakkelijk bij voelt. Omdat iets aankaarten bij de baas altijd betekent dat er gevolgen aan zitten. Als werkgever wil je immers je verantwoordelijkheid nemen en kun je zo’n verhaal niet aanhoren zonder er iets mee te doen. Maar die medewerker wil praten, zónder dat er meteen een bal gaat rollen.

Melders houden de regie

Regel als werkgever daarom een veilige haven, een plek waar melders van grensoverschrijdend gedrag hun verhaal kunnen doen. Met een vertrouwenspersoon bied je zo’n plek. Als je daar dan een vinkje achter kunt zetten, laat het er dan niet bij. Stel de vertrouwenspersoon voor aan de medewerkers en leg uit voor welke issues zij daar kunnen aankloppen. En dat alles wat zij daar vertellen, binnenskamers blijft. Dat ze ook kunnen besluiten om alleen hun verhaal te doen zonder daar een vervolg aan te geven. Of juist wel. Maak duidelijk dat de melders de regie dus zélf in handen houden en niemand anders.

ROTS Vertrouwenspersonen

De vertrouwenspersoon kan een speciaal opgeleide medewerker binnen jouw organisatie zijn, maar je kunt ook kiezen voor een externe vertrouwenspersoon. Eén van ROTS Vertrouwenspersonen bijvoorbeeld, onderdeel van ROTS van Leeuwen. Wij geloven dat veiligheid aan de basis ligt van elke gezonde, succesvolle organisatie. Onze vertrouwenspersonen denken mee en adviseren. Ze geven voorlichting om de bewustwording van grensoverschrijdend gedrag te vergroten en bij te dragen aan preventie daarvan. Als er dan toch iets misgaat, dan ondersteunen zij de melder op deskundige wijze.

Combineer interne en externe vertrouwenspersoon

Het beste van twee werelden is eigenlijk een combinatie van een interne en een externe vertrouwenspersoon. Medewerkers kunnen zo kiezen bij wie zij zich het meest op hun gemak voelen. Bovendien zijn externe vertrouwenspersonen een belangrijk klankbord voor de interne vertrouwenspersoon bij ingewikkelde gevallen. De kennis die de interne vertrouwenspersoon heeft van de organisatie, combineren wij met de frisse blik van buitenaf.

Vertrouwenspersonenabonnement

Organisaties kunnen bij ons een vertrouwenspersonenabonnement afsluiten, waarin drie elementen zijn opgenomen:

• deskundige opvang en begeleiding van de individuele melder;
• gevraagde en ongevraagde advisering aan het management + jaarlijkse rapportage;
• medewerkers voorlichten, informeren en inspireren.

Op www.vertrouwenspersonen.online vind je meer informatie over onze organisatie en het abonnement.

Niet meer van deze tijd

Om te eindigen waarmee we begonnen: regel niet alleen die figuurlijke brandtrap, maar leg ook uit waar hij te vinden is en in welke situaties jouw medewerkers er gebruik van kunnen maken. Net als de jaarlijkse brandoefening.

En bedenk dat een organisatie zónder vertrouwenspersoon echt niet meer van deze tijd is. Net zoals een organisatie zonder ICT-afdeling. Beide lopen onherroepelijk vast …